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3 Técnicas de Estimación que todo Director de Proyectos debe conocer

Mauricio Hernández PM PMI

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Si bien todas las áreas del conocimiento y todos los procesos involucrados en la gestión de Proyectos son equivalentes en importancia, algo que todos los Directores de Proyecto siempre tienen en mente es el costo de todas esas actividades. La Gestión de Costos junto al Tiempo y el Alcance son los tres elementos que representan las limitaciones más influyentes durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto y es que sobre ellos recaen la mayor cantidad de riesgos que se pueden identificar.

La Estimación de Costos se basa en identificar absolutamente todos los elementos que implican costos dentro del Proyecto, lo anterior incluye materiales, equipos, sistemas, métodos de transporte y recursos humanos. Recursos que se necesitarán de manera obligatoria para realizar todas las actividades que se han planeado para realizar el desarrollo de todos los Entregables.

Técnicas de Estimación hay muchas, cada una con sus ventajas y desventajas, unas más utilizadas que otras; también existen aquellas que son las favoritas de algunos Directores de Proyecto, otras son la combinación de muchas características de técnicas diferentes, lo más importante es que la Técnica cumpla con unos requisitos mínimos de efectividad y cumpla con su función para apoyar la EDT y obtener una mayor precisión.

Básicamente una buena técnica de Estimación se identifica si ésta permite su propio refinamiento durante el Ciclo de Vida del Proyecto, si el método es fácil de utilizar por aquellos que lo están desarrollando, si las reglas de Estimación las entienden todas las personas involucradas y si la técnica está apoyada por herramientas y documentada por expertos. Si se cuentan con buenas herramientas, se aumenta la eficacia de cualquier técnica. No está de más mencionar que el éxito de una técnica de Estimación depende mucho del margen de desviación del costo final real, por eso hay que tener en cuenta muchos factores y no desarrollar una Estimación a la ligera, para evitar futuros dolores de cabeza.

Desarrollar una técnica de Estimación eficaz permite ignorar características que no son muy importantes y concentrarse en lo esencial, con capacidades predictivas para afrontar inconvenientes. También se debe mencionar que obtener un costo óptimo depende mucho de las concesiones entre costos y riesgos, que pueden ser fabricar en lugar de comprar o viceversa, contemplar el alquiler o el intercambio, etc.

Analizar las entradas al proceso también es fundamental. La Línea Base del Alcance que contiene información vital para la clasificación de los costos, el Cronograma del Proyecto que define el tipo y la cantidad de los recursos, así como la cantidad de tiempo que está implícitamente asociado a dichos recursos, la Planificación de los Recursos que define los atributos de los recursos humanos del Proyecto (salario, compensaciones, etc.), el Registro de Riesgos, los Factores Ambientales y los Activos de los Procesos de la Organización.

 A estas alturas, prácticamente todos los aspirantes a PMP deben conocer la gran variedad de técnicas de Estimación de Costos que existen, ya sea bien porque las conocen por medio de cursos PMP online, las han visto en el PMBOK6 o han investigado sobre ellas durante su proceso de preparación PMP. Y aunque todas tienen aplicaciones importantes en el desarrollo de Proyectos, es bueno recordar tres de ellas que son las que se utilizan en el competitivo mundo de la Dirección de Proyectos.

 

- Estimación Análoga: Es la que se conoce como Top-Down, ya que analiza los costos desde lo más general hasta lo más específico. Es la técnica que más utilizan los Directores de Proyecto con experiencia ya que utiliza como base los valores de parámetros como el alcance, el costo, la duración y el presupuesto de un Proyecto anterior similar, para realizar la Estimación del mismo parámetro en un Proyecto actual. Es la menos costosa y la que requiere menos tiempo teniendo en referencia las demás técnicas y cómo se mencionaba anteriormente, puede aplicarse a todo el Proyecto o partes del mismo en conjunto con otras técnicas de Estimación, dependiendo de las necesidades.

- Estimación Ascendente: Contrario a la Análoga, a esta se le conoce como Bottom-Up. En esta técnica se analiza desde lo más detallado hasta lo más general del objetivo del Proyecto de cada paquete de trabajo identificado. Es una Estimación que requiere mucho más tiempo porque se basa en los detalles consignados en el Alcance del Proyecto, pero tiene como ventaja que, por esta misma razón, los resultados sean más precisos desde un principio.

- Estimación por Tres Valores: El famoso método PERT, o de Tres Puntos, consiste en identificar tres posibles valores, el optimista, el pesimista y el más probable para analizar la información y obtener un valor único aproximado. Se utiliza generalmente en escenarios inciertos, con antecedentes de múltiples variables que afectan el valor final. Cuenta con dos fórmulas principales.

 

La estimación Paramétrica también es muy conocida y utilizada, y adicionalmente se puede encontrar el Juicio de Expertos, el Análisis de Reserva, los Costes de la Calidad, etc. Como siempre, lo ideal es conocer todas las Técnicas y utilizar la que mejor se adapte a las necesidades del Proyecto en cuestión para así poder sacar el mejor provecho y realizar una Estimación de Costos que guie al Proyecto hacia el éxito.

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