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3 Tips Esenciales Para Gestionar una PMO

Mauricio Hernández PMBOK PMI PMO PMP

 

 

Probablemente no exista una definición absoluta para el término PMO, y es que la Oficina de Dirección de Proyectos tiene unas funciones que varían dependiendo de la empresa en donde desarrolle sus actividades, eso sí, sin dejar a un lado su enfoque principal que tiene como fin dar apoyo a los Proyectos en conjunto con las herramientas esenciales en el Ciclo de Vida de los mismos para lograr el éxito.

 

Siempre existirán consejos y documentos que expresen diferentes puntos de vista sobre cualquier tema existente, como siempre, en el camino de preparación PMP se debe conocer toda esa información, analizarla y cuestionarla para poder aplicarla más adelante con bases sólidas, aportando una cuota de originalidad y profesionalismo.

 

Numeraremos entonces tres tips esenciales para gestionar una PMO, no serán esquemas absolutos e inmodificables y su único fin es servir de apoyo, complementando el conocimiento que ofrecen el PMBOK 6 y los diferentes cursos PMP ya sean online o presenciales, para hacer el trabajo de la Dirección de Proyectos un poco menos complejo.

 

Pero antes de ir al grano, y a diferencia de muchos otros procesos dentro de la Dirección de Proyectos hay que tener bien claro que no hay dos PMO iguales. Una Oficina de Dirección de Proyectos es una estructura que busca estandarizar los procesos relacionados con la toma de decisiones dentro del Proyecto y facilita que todos los involucrados tengan acceso a los recursos, metodologías, herramientas y técnicas desarrolladas para la consecución del éxito, o por lo menos hace más fácil compartir dicha información.

 

Por lo anterior una PMO puede tener la responsabilidad de servir de soporte principal al Director de Proyectos y hasta puede tomar las riendas del Proyecto en su totalidad con autonomía propia. También decide cuáles son los Proyectos de mayor relevancia para la organización y por ende define cuáles son los que tienen el potencial de otorgar mayores beneficios.

 

Sin ir más lejos, una PMO como mínimo debe ofrecer funciones de apoyo a quienes están a cargo de la dirección de un Proyecto específico, de ahí en adelante su capacidad no tiene límites. Es precisamente por eso que no existen dos PMO iguales y cada organización y/o empresa define cada una como mejor le convenga. Si en el camino trajinado de la Dirección de Proyectos nos vemos en la necesidad de estar al tanto sobre determinada PMO, lo mejor que se puede hacer es indagar sobre qué hace dicha PMO, ya que el saber si realmente existe o no una Oficina de Dirección de Proyectos no dice mucho sobre los procesos que se llevan a cabo internamente.

 

Dentro del PMBOK se enumeran tres tipos diferentes de PMO, de apoyo, de control y de dirección. Unas se enfocan en dar herramientas de soporte a los proyectos, otras exigen el cumplimiento de procedimientos y otras toman el control del Proyecto.

 

Ahora bien, gestionar una PMO es un trabajo que, si bien depende de las características de la organización en la que se encuentra presente, se le pueden asignar una gran cantidad de responsabilidades.

 

Una PMO crea guías para que los Directores de Proyecto realicen su trabajo de una mejor manera. Crean normas, procedimientos y políticas con el fin de estandarizar procesos de gestión. Monitoriza indicadores para asegurar el cumplimiento de procesos. Sirve de referencia cuando existen dudas en los procesos de gestión. Gestiona los Proyectos dentro de la organización realizando una tarea de priorización. Gestiona los recursos. Dirige la gestión de cambios. Está presente en los procesos que llevan al arranque y al cierre de Proyectos. Por último, se encarga de formar y apoyar al Director de Proyecto, por su motivación y por informarle sobre todo lo concerniente al Proyecto y el entorno del mismo que puedan servirle para que desempeñe mejor su trabajo.

 

El párrafo anterior contiene una gran cantidad de puntos, puntos que una PMO puede tener como principal responsabilidad de gestión. Para poder llevar a cabo todos o un punto en específico con completa autonomía se requiere casi del mismo esfuerzo necesario para dirigir un Proyecto de principio a fin. La PMO es como un pequeño motor adicional que está de reserva por si el principal comienza a presentar fallas. El motor de reserva entonces entra en acción hasta que todo vuelva a la normalidad.

 

Para que ese pequeño motor funcione correctamente estos tres tips serán de mucha ayuda:

 

- Recursos: Si una empresa tiene una PMO que no se preocupa por la gestión de los recursos se debe considerar convertirlo en una de sus responsabilidades. Los principales problemas en un Proyecto tienen que ver con el mal aprovechamiento de los recursos disponibles, por eso si la PMO, adicionalmente al esfuerzo del Director de Proyecto y los procesos encargados de la gestión de los mismos, también aporta un granito de arena, los recursos van a ser mejor aprovechados y generarán más valor.

 

- Criterio: La PMO debe analizar que es capaz de hacer. Analizar qué aporte real puede ofrecer al/los Proyecto/s en función de sus capacidades y llevarlo a cabo lo más pronto posible teniendo en cuenta el Presupuesto. De nada sirve proyectar mecanismos que mejorarán el Ciclo de Vida del Proyecto si la PMO no está en capacidad real de llevarlos a cabo y tampoco sirve de nada generar ideas si nunca se pasa a la acción. Tener criterio para determinar qué tan capaz y hasta dónde puede llegar el alcance de la PMO es vital.

 

- ROI: El Retorno de la Inversión debe estar presente en todo momento en la PMO. Para garantizar el ROI se deben fijar objetivos alcanzables que estén dentro de las capacidades de la empresa y que no representen inconvenientes que puedan ser evitados de otra manera. La PMO está enfocada en satisfacer las necesidades de la organización, y si no existe un ROI idóneo, la PMO no tendría razón de ser.

 

El mundo de la Dirección de Proyectos es competitivo y cambiante; los retos a los que se enfrenta la PMO en la actualidad van desde la resistencia al cambio de la organización hasta demostrar su propio valor añadido. Como PMP debemos, como siempre, estar constantemente recopilando información, porque el mundo cambia y con él todo lo que creíamos haber aprendido.



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