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Cómo el Comité de Control de Cambios agrega Valor a la Organización

Mauricio Hernández Comité Control de Cambios PMBOK

Encontrar un Proyecto sin problemas es algo muy difícil de lograr. No quiere decir que sea imposible, pero los Proyectos libres de problemas son comúnmente aquellos que no cuentan con la ambición suficiente o los que no se propongan grandes metas. En cuanto a todos los demás se puede afirmar con tranquilidad que aunque se contrate al mejor Director de Proyecto con una experiencia abrumadora y una hoja de vida intachable; se cuente con el mejor equipo de trabajo y los mejores recursos para la creación de los Entregables; se cuente con el presupuesto más amplio jamás pensado para el desarrollo de las actividades y se cuente con lo mejor de lo mejor en cada uno de los departamentos de desarrollo del Proyecto, los problemas encontraran una manera de infiltrarse poniendo en riesgo el éxito que todos anhelan alcanzar. Algunos de estos problemas no tendrán un impacto muy fuerte en el ciclo de vida del Proyecto, pero el punto es que, de alguna u otra forma, existirá algún tipo de inconveniente que incomode el flujo de trabajo esperado.

Es deber del equipo bajo la supervisión del Director de Proyecto encontrar soluciones a los problemas que se vayan presentando, y si hay problemas existirán cambios. Es aquí en donde nos damos cuenta que si estamos trabajando en un Proyecto debemos estar preparados para asimilar los cambios que haya que efectuar para continuar con el flujo natural de trabajo y cumplir con las metas y objetivos consignados en el Cronograma de Actividades.

En numerosos cursos PMP online, en el PMBOK 6 y en los procesos de preparación PMP muchas veces se realizan comparaciones entre la vida y los Proyectos en general. El tema que nos atañe en este momento puede ser fácilmente incluido en este tipo de comparación. La vida está llena de cambios, algunos nos gustan, otros no tanto, pero están ahí para ayudarnos a crecer y obtener experiencia.

El proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios le ayuda al Director de Proyecto a mantener bajo control los procedimientos que modifiquen alguno de los procesos del Proyecto y gestionar dichas modificaciones de la forma más efectiva posible. Y es dentro de este proceso que el Comité de Control de Cambios hace su aparición para agregar valor a la organización y los procesos que están involucrados en la consecución del éxito de Proyecto. 

El Comité de Control de Cambios es un grupo de Interesados, expertos y/o miembros del equipo de trabajo formalmente constituido dentro de la organización con la responsabilidad de evaluar, analizar, aprobar o rechazar las solicitudes de cambio en el Proyecto, registrando todas las decisiones y recomendaciones que resulten del estudio de las solicitudes que normalmente son presentadas por los mismos Interesados o por el Director de Proyecto. 

Después que se desarrolla el proceso del Control Integrado de Cambios, el cual verifica si se necesita un cambio o si ha ocurrido uno, el Comité de Control de Cambios se reúne para revisar las solicitudes de cambios que se hayan generado en el proceso, y después de analizar concienzudamente cada una de ellas, decide aprobarlas o rechazarlas teniendo siempre en cuenta el mejor procedimiento para que el ciclo de vida del Proyecto no se vea afectado.

La intervención de este comité en el Proyecto es de suma importancia y adicionalmente se convierte en una herramienta generadora de valor cuya influencia será vista por todos y cada uno de los departamentos y miembros del equipo, facilitando sus labores y generando respaldo en la toma de decisiones. Las responsabilidades y roles de cada uno de los miembros del comité son definidos por los Interesados idóneos y todas las decisiones que se tomen en las sesiones se documentan y se comunican para comenzar a desarrollar las acciones de seguimiento, que son, a la larga, acciones que tendrán un gran impacto en el desarrollo del Proyecto y en su ciclo de vida.

La experiencia de los miembros del Comité de Control de Cambios y el análisis que realizan es un gran aliciente para todos los miembros del Proyecto, quienes depositan su confianza en el juicio del Comité y pueden continuar desarrollando sus labores tranquilamente. Al analizar las solicitudes de cambio, el Comité muchas veces notará que existe otra forma de abordar el inconveniente y notificará a los miembros del equipo pertinentes, colaborando en el desarrollo de procesos más precisos y dinámicos, mejorando el flujo de trabajo, y muchas veces, contribuyendo a la creación de unos Entregables que superen los objetivos propuestos y el Alcance.

Si bien todos los procesos, entradas, salidas y técnicas que forman parte de los Proyectos en general son de suma importancia; es nuestro deber conocer con claridad qué es lo que los hace tan importantes en cada una de sus especialidades. Hoy recordamos que la importancia del Comité de Control de Cambios no se basa en la aprobación o no aprobación de los cambios, sino en la efectividad con la que los aprueban o desaprueban, generando informes que mejoren los procesos y agregando valor a la organización, todo como siempre en la búsqueda del éxito.

 



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