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Cómo Llevar un Registro de Riesgos para tu Proyecto

Mauricio Hernández Registro de riesgos Riesgos de proyecto

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Los problemas y los riesgos son probablemente los temas de los que más tiempo se habla durante las conversaciones entre expertos de la Dirección de Proyectos. Muchos Directores comentan que no se hace el énfasis suficiente en la resolución de problemas y la identificación de los Riesgos en un Proyecto en los múltiples cursos PMP online y que inclusive el PMBOK 6 debería ahondar mucho más en el tema.

La preparación PMP como casi todos los procesos de aprendizaje, requiere de la experimentación y la práctica evitando el entorno netamente teórico, ya que, a la larga, no se dirige un Proyecto ni se culmina con éxito desde un sillón detrás de un pomposo escritorio. Lo importante es educarnos para aprender a sobrellevar las situaciones complicadas que se presenten durante el Ciclo de Vida del Proyecto tomando en consideración la experiencia reunida por nuestros colegas en el ámbito de la Dirección de Proyectos y que se encuentra plasmada en numerosos artículos y documentos, para luego recordar la teoría y comenzar a aplicarla en la resolución de problemas.

Antes de dar algunas pautas para llevar un Registro de Riesgos de la mejor manera posible, tengamos en cuenta la teoría y recordemos que los Riesgos son considerados normalmente como amenazas, pero depende de una buena dirección y una mente lo suficientemente abierta el poderlos convertir en oportunidades y, por ende, en cosas positivas que trabajen en aras de construir un mejor Proyecto.

El proceso de Gestión de Riesgos que incluye el Registro de los mismos, comienza cuando se planifica el Proyecto, desde la elaboración de la propuesta y continúa a intervalos regulares durante la vida del mismo. Dicha gestión incluye identificar todos los Riesgos conocidos, evaluarlos para tener en cuenta la probabilidad de ocurrencia y su impacto, cuantificar si el riesgo genera algún costo, crear planes de acción para gestionar los Riesgos y atacarlos lo más pronto posible.

El propósito de la Gestión de Riesgos es minimizar el impacto de los Riesgos negativos y maximizar el de los positivos asegurando que todas las actividades que se realicen sean las adecuadas para la importancia que el Proyecto tiene.

Si bien no hay un esquema estándar que seguir a la hora de llevar un Registro de Riesgos, se debe tener en cuenta la teoría y el avance del proceso de Gestión para que no se escape nada y todos los miembros del equipo puedan acceder a la información que contiene el Registro sin la necesidad de recurrir a la ayuda de otras dependencias o consultar al Director del Proyecto.

 

Para desarrollar entonces un Registro de Riesgos idóneo se deben tener en cuenta las siguientes características:

- Tener a la mano una Estrategia de Gestión de Riesgos.

- ¿Cómo se piensa llevar a cabo la identificación de Riesgos?

- Saber si el análisis de los Riesgos se va a llevar de forma cualitativa, cuantitativa o priorización.

- ¿Cómo se responderá a los Riesgos?

- ¿Cómo se realizará la monitorización y el control?

- ¿Con qué presupuesto se cuenta para la Gestión de Riesgos?

- Cronograma de la Gestión.

- Tener claros los roles y responsabilidades de los miembros de equipo.

 

Los Directores de Proyecto entonces definen un esquema estándar para el proyecto en el que se encuentran trabajando. Pueden utilizar el mismo para múltiples proyectos, pero existen ocasiones en las que un Registro es demasiado detallado y por lo tanto complica las cosas en proyectos pequeños, o viceversa, en donde el Registro contiene solo los datos esenciales y el proyecto requiere de una información detallada para que los miembros del equipo y los diferentes departamentos puedan utilizar la información contenida en el mismo.

Para crear el Registro basta con recurrir a Excel, o bien, un bloc en el que se pueda llevar de forma organizada la información y creado de forma que permita el fácil acceso a la información y su posterior modificación sin alterar su funcionalidad.

El Registro entonces debe contener como mínimo un número de referencia, la descripción del problema, el Riesgo, la fecha de identificación, las causas, que tipo de Riesgo es y su categoría. De ahí en adelante la información contenida en el Registro depende de la complejidad del Proyecto como tal y la capacidad de interpretación de los miembros del equipo. Se puede incluir en el Registro los planes de respuesta a por lo menos aquellos Riesgos de categoría alta, quién está a cargo de su gestión, descripción de la respuesta, novedades, notificaciones, cambios, etc. La valoración de los Riesgos se hace en función del impacto y la probabilidad, y todos estos factores deben ser tenidos en cuenta a la hora de realizar el Registro de Riesgos.

El Director de Proyecto debe utilizar el Registro de forma regular, modificando y revisando el estado de cada elemento de Riesgo. Cualquier cambio en la información contenida en el Registro debe comunicarse cuanto antes a los departamentos idóneos y los Interesados de ser necesario.

 Para poder desarrollar un buen Registro de Riesgos, adicional a todo lo que está contenido en los párrafos anteriores, se debe realizar primero el análisis de Riesgos antes de aprobar la estimación, el cronograma y el presupuesto, para que puedan ser tomados en cuenta en la planificación. También se debe hacer un seguimiento constante para comprobar si los Riesgos han cambiado de impacto y probabilidad, y por último tener en cuenta que no todos los Riesgos requieren de planes de respuesta y ser comunicados a la Gerencia.

Un buen Registro de Riesgos se lleva teniendo en cuenta muchos factores, depende del Director de Proyecto analizar cuál es la cantidad de información que necesita contener para el Proyecto que se encuentra dirigiendo en la actualidad.

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